こんにちは かけ福です。
今回は著：藤田英時さんの
『メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』の感想書きました。
かけ福は会社でよくこんなことを上司や同僚に言われることが多いです。
【かけ福へのダメだし】
- かけ福 なにを書いているかわからん。
- かけ福さん 結局なにが伝えたいんですか？
- もらったメールよくわからんから電話した。
ダメだしによるかけ福の気持ちが以下です。
【ダメ出し後のかけ福の気持ち】
- どうしたらみんなに伝えるべきことが伝わるんだろう？
- また書いている内容がよくわからんとか言われるんじゃないか？
- 文章を書く時間がかかり億劫になる。
悩んだら、かけ福は本屋にいきます。
そこで出会ったのが
藤田英時さんの『メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』でした。
かけ福の上記のマインドがこの本を読んだことで以下のように変わりました。
【かけ福の読書後のマインド】
- 文章を書く際のルール知ると文章がかきやすい
- わかりやすくなったと評価を受け、自信がついた。
- 文章をもっと書きたい。
以上のマインド変化に至った本書のポイントと感想を書きました。
メールを作成する視点を自分から相手に変更する。
この本の第1章で出てくるテーマなのですが
視点を「私」から「あなた」に変える。
メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルールより引用
すごく私の中で「なるほどな」と感じました。
第1章を読み以下のマインドを学びました。
【かけ福が学んだマインド】
- 相手の視点に立ち、相手ファーストでないといけない
- 読者に負担をかけないことを心がける。
- 情報を明確にすることで読者に誤った判断をさせない。
- 読者の誤った判断は送信者の責任
上記より相手の視点に立ち、文章を書く際に以下の内容を意識するようになりました。
【文章作成時の意識】
- 文章の見やすさ
- 正確な情報
- 自分が伝えたいことではなく相手のほしい情報を書く。
メール作成のテンプレート利用による時間の短縮をする。
大切だけど、誰も教えてくれない77のルールというぐらいなので
メール文章作成のノウハウがふんだんに詰まっている本書から
かけ福のいいなと思った３つのノウハウを紹介します。
これを意識することである程度メール作成のテンプレートが生まれ
メールの書き方を迷わず、メール作成時間の短縮ができます。
①件名は一目で理解できるように記載する。
件名を見ただけでメールの本文の内容がわかる。
本書の具体例で記載すると
【お知らせ】ビジネスメール作法の調査結果（2010年度）
【重要事項】新規プロジェクトの費用概算
【至急ご確認】製作スケジュールの変更箇所
メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルールより引用
上記３つの例はどのような内容のメールかわかると思います。
かけ福は文頭に【 】で相手への具体的なアクションを書くのがいいなと
思い、実践しています。【相談】や【依頼】や【共有】などの様に使っています。
②本文は結論、理由、詳細の構成で書く。
本文は「結論→理由→詳細」の順で書く。
メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルールより引用
この順で書くと相手に負担なく文章が伝わります。
かけ福は以下のようなテンプレートを使用しています。
———————————————————————————————
◆テンプレート◆
【結論】
- ○○です。
【理由】
- △△だからです。
【詳細】
- ××です。
- ××です。
- ××です。
———————————————————————————————–
このテンプレートで書くことで書き方の迷いが少なくなり
メール作成時間が効率化できました。
③日時は明確に入れる。
メールでは日程調整など日時をやり取りすることが多いと思います。
日にちを取り扱う際は「年/月/日/曜日」を記載することで
読者の誤った認識がなくなる。
金曜日とかのみだといつの？と疑問が生まれ
読み手判断になり、誤解される可能性があります。
よって正確に日にちを記載しましょう。
まとめ
★メールを作成する際、相手の視点で読者ファーストになる必要がある。
- 読者に読む負担をかけないよう心掛ける。
★テンプレート活用でメール作成時間の短縮
- 一からの文章作成でなく、テンプレートを利用する。
ここまで読んでいただけたことを感謝します。
ありがとうございました。
ここまで記事を読んでいただいたあなたも
仕事でメールのやり取りすることが多いのであれば
本書を読んでメールのスキルを高めてはいかがでしょうか
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この記事でかけ福の悩みを通して、少しでもあなたの為になれば幸いです。
あなたと切磋琢磨していきたいです。
以上 かけ福でした。
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